Adequação de Gestão, Mobilização e Experimentação

 

Em agosto de 2017, ocorreram, no âmbito da COPIL, uma série de reuniões com escopo de reorganizar os trabalhos dos Serviços que compunham tal coordenação. Desse esforço, resultaram mudanças muito substanciais na orientação das atividades do Serviço de Sinopse (SESINO), que foi liberado de suas atividades relacionadas a representação de informações para que pudesse focar sua atenção na construção de uma visão global e organizada acerca do modo como a SGM produz, trata e disponibiliza informação legislativa.

Ocorre, porém, que, a partir do momento em que foi definido o novo rumo do SESINO, percebeu-se que as novas atribuições do Serviço possuíam, na verdade, bastante afinidade com a dinâmica de trabalho do NMIL, que já possui, como parte de suas atribuições, o acompanhamento e suporte dos processos de trabalho da SGM. Diante dessa constatação, foi tomada, pela SINFLEG, a decisão de subordinar o SESINO ao NMIL, que passou a coordenar a execução das novas atribuições do Serviço.

É de se ressaltar, no entanto, que tais mudanças, apesar de já se encontrarem, na prática, implementadas, carecem de uma formalização, que deverá se dar através de uma adequação do texto do Regulamento Administrativo do Senado Federal.

Já fazia parte das atribuições regulamentares do NMIL: "propor o aprimoramento dos processos de trabalho existentes; manter a documentação relativa aos procedimentos internos e processos de trabalho dos Órgãos da Secretaria-Geral da Mesa". Porém, o NMIL só encontrou condições efetivas de realizar essa atribuição graças ao Projeto de Elaboração da Cadeia de Valor do Processo Legislativo. A Diretoria-Geral auxiliou decisivamente compartilhando com a SGM a metodologia de trabalho que eles já aplicavam com resultados para si mesmos. Esse processo tem sido importante para o NMIL reforçar o cumprimento de seu papel e resultou em transformações na estrutura administrativa do Núcleo.

Com o objetivo de plenamente realizar essas atribuições, o NMIL passaria a contar com dois serviços, a saber:

• Serviço de Modernização e Projetos da Informação Legislativa – SEMOP: com a alocação dos servidores originalmente agrupados sob o manto do NMIL, adequando as suas atribuições.
• Serviço de Gestão de Processos e Qualidade da Informação Legislativa – SEPROQ, o qual resultaria da transformação e migração do antigo Serviço de Sinopse – SESINO. Esse novo serviço teria a missão de estar à frente e tocar o Projeto de Elaboração da Cadeia de Valor do Processo Legislativo, a qual pretende trazer muitos frutos e subsídios gerenciais para a SGM organizar o conhecimento sobre si mesma e qualificar a gestão de seus projetos estratégicos de TI.

Apresentamos a seguir a proposta de atualização do Regulamento Administrativo do Senado para fazer constar as modificações de estrutura e competências havidas no NMIL:

II – ao Núcleo de Modernização da Informação Legislativa compete planejar, supervisionar e controlar as atividades de modernização do processo legislativo, de acordo com a Política de Gestão do Processo Legislativo Eletrônico, em articulação com o órgão responsável pela tecnologia da informação no Senado Federal; participar da definição dos parâmetros técnicos para produção, tramitação, uso, avaliação e armazenamento de documentos eletrônicos do Processo Legislativo, em conformidade com a Política Geral de Indexação, Classificação e Catalogação do Senado Federal; projetar a interface e a experiência dos usuários internos (senadores e funcionários) e externos (cidadãos) na interação com a oferta das informações legislativas; definir normas e regulamentos relacionados ao uso dos bancos de dados e sistemas legislativos do Senado Federal e do Congresso Nacional; propor o aprimoramento dos processos de trabalho existentes; manter a documentação relativa aos procedimentos internos e processos de trabalho dos Órgãos da Secretaria-Geral da Mesa; supervisionar o controle da qualidade dos registros nos bancos de dados e nos sistemas legislativos; informar às áreas alimentadoras dos sistemas quanto à existência de erros e inconsistências nos registros efetuados; propor a adoção de termos controlados no âmbito do processo legislativo eletrônico; atuar como ambientação de experimentação, inovação e incubação de novas práticas e competências administrativas; e executar atividades correlatas;

a. Ao Serviço de Modernização e Projetos da Informação Legislativa – SEMOP compete planejar, supervisionar e controlar as atividades de modernização do processo legislativo, de acordo com a Política de Gestão do Processo Legislativo Eletrônico, em articulação com o órgão responsável pela tecnologia da informação no Senado Federal; projetar a interface e a experiência dos usuários internos (senadores e funcionários) e externos (cidadãos) na interação com a oferta das informações legislativas; gestão de conteúdo dos dados abertos da atividade legislativa, e executar atividades correlatas;

b. Ao Serviço de Gestão de Processos e Qualidade da Informação Legislativa – SEPROQ compete mapear, modelar e propor o aprimoramento dos processos de trabalho existentes; manter e gerenciar a documentação relativa aos procedimentos internos e processos de trabalho dos Órgãos da Secretaria-Geral da Mesa; supervisionar o controle da qualidade dos registros nos bancos de dados e nos sistemas legislativos; informar às áreas alimentadoras dos sistemas quanto à existência de erros e inconsistências nos registros efetuados; propor a adoção de termos controlados no âmbito do processo legislativo eletrônico; e executar atividades correlatas;

Essas mudanças estão em consonância com a seção 3.2.2 - Estrutura Administrativa do Plano Estratégico 2015-2018, de outubro de 2015, do NMIL, o qual já havia previsto anteriormente a existência de 2 serviços subordinados:

A análise das competências regulamentares do SEGEPLE (nomenclatura anterior do NMIL) revela muitas atribuições de caráter gerencial e coordenativo. Planejar, supervisionar, controlar, gerenciar, todos esses verbos participam do rol de competências sob a responsabilidade regulamentar do SEGEPLE. Atipicamente, porém, o SEGEPLE atualmente é somente um serviço diretamente subordinado à sua secretaria – SINFLEG. E o fato de possuir status administrativo apenas de serviço naturalmente impõe dificuldades relacionais ao exercício de suas atribuições de gestão e coordenação. Em suma, tem-se um serviço com atribuições de coordenação e com múltiplas e complexas tarefas a exercer, porém sem o devido patamar hierárquico.

Uma solução lógica para isso seria criar uma coordenação ou núcleo com status equivalente a coordenação, nos mesmos moldes do antigo Núcleo de Gestão do Processo Legislativo Eletrônico (NGPLE), extinto em 2014 conforme já elucidado no item 2 Antecedentes Históricos. A extinção desse núcleo deixou o SEGEPLE com as mesmas atribuições coordenativas e gerenciais, mas sem o status proporcional para fazer frente a sua missão institucional no Senado Federal.

Temos abaixo dois organogramas mostrando, de um lado, a posição atual do SEGEPLE e, de outro lado, o status ideal para uma futura Coordenação (ou Núcleo) de Gestão do Processo Legislativo Eletrônico (COGEPLE/NGPLE) com dois serviços subordinados (Serviço de Gestão do Processo Legislativo Eletrônico – SEGEPLE e Serviço de Gestão da Qualidade da Informação Legislativa – SEGEQIL):

Expõe-se adiante uma atualização destes organogramas para um novo Núcleo de Modernização da Informação Legislativa (NMIL) com dois serviços subordinados (Serviço de Modernização e Projeto da Informação Legislativa – SEMOP e Serviço de Gestão de Processos e Qualidade da Informação Legislativa – SEPROQ) e o seu posicionamento na SINFLEG: