Histórico do Setor
Em 2008, o Senado Federal deu os primeiros passos para a implantação do Processo Legislativo Eletrônico. Para isso, editaram-se os Atos do Presidente n.os 2 e 24 de 2008, que instituíram as 2 Comissões Especiais do Processo Legislativo Eletrônico (CPLE e CPLE-2, respectivamente). Os relatórios produzidos por essas comissões sugeriram, entre outras contribuições, o estabelecimento de uma Política de Gestão do Processo Legislativo Eletrônico e a criação de estrutura administrativa no âmbito da Secretaria-Geral da Mesa (SGM) que ficasse responsável pela coordenação dessa política.
Em 2009, por meio do Ato da Mesa nº 1 de 2009, foi instituída a Política de Gestão do Processo Legislativo Eletrônico.
Em 2013, por meio dos Atos da Comissão Diretora n.os 3 e 14 de 2013, finalmente foi criado o Serviço de Gestão do Processo Legislativo Eletrônico (SEGEPLE), no âmbito do Núcleo de Gestão do Processo Legislativo Eletrônico (NGPLE), e foram estabelecidas suas competências regulamentares. Esse NGPLE possuía status administrativo de coordenação, com o SEGEPLE como seu serviço diretamente subordinado. Entretanto, o Ato da Comissão Diretora n.o 8 de 2014 extinguiu o NGPLE e o transformou na Secretaria de Informação Legislativa (SINFLEG) com o status maior de secretaria, à qual o SEGEPLE continua diretamente subordinado. Essa última mudança, porém, deixou o SEGEPLE, um órgão com atribuições de coordenação, órfão de sua coordenação e do respectivo status, gerando uma disfunção administrativa.
Em setembro de 2015, o SEGEPLE apresentou o seu planejamento estratégico para o período de 2015 a 2018, no qual definiu seu Negócio (Modernização tecnológica para a Secretaria-Geral da Mesa do Senado Federal), sua Missão (Gerir e coordenar a modernização tecnológica e o contínuo aperfeiçoamento dos sistemas eletrônicos e dos processos de trabalho da atividade legislativa, para um exercício das funções legislativa e fiscalizadora cada vez mais eficiente e transparente), sua Visão e seus Objetivos Estratégicos, elaborando uma ferramenta fundamental de planejamento e gestão estratégica na forma do seu Mapa Estratégico.
Esse processo culminou na transformação do Serviço em Núcleo de Modernização da Informação Legislativa - NMIL, em dezembro de 2015 ( Ato da Comissão Diretora nº 17 de 2015), em reconhecimento à importância e à necessidade de estruturação administrativa do setor para corresponder à alçada de suas atribuições. A intenção, a partir deste momento, será aquela assertivamente estabelecida na Visão do novo Núcleo, qual seja: ser reconhecido como ator fundamental na modernização tecnológica e no aperfeiçoamento dos processos de trabalho das atividades legislativas, contribuindo decisivamente para alçar o Senado Federal a um patamar de excelência no cenário da gestão pública e no contexto dos parlamentos eletrônicos no mundo.
Entre 2016 e 2017, o Senado viveu um período frutífero de entregas de novos sistemas decorrentes do Programa de Modernização dos Sistemas Legislativo da SGM com o Prodasen (Proc. nº 00200.013322/2015-5). O resultado principal foi a melhoria na arquitetura das informações com uma modelagem conceitual. As informações legislativas passaram a ser melhor estruturadas e foram enriquecidas em termos qualitativos e quantitativos. Os registros passaram a contar com significativas automações e melhorias de eficiência. Nesse contexto, o NMIL, recém construído, foi consolidando seu papel de intermediador entre as demandas da área-fim (SGM) e os construtores dos sistemas eletrônicos da área-meio (Prodasen).
Na medida em que foi melhorando a qualidade e a quantidade das informações registradas e estruturadas aumentou a necessidade de aperfeiçoar a oferta dessas mesmas informações. Embora tenha havido avanços na oferta das informações nos portais legislativos (novas versões dos portais do Senado e do Congresso) e nos sistemas de Inteligência de Negócio (Arquimedes e Galileu), essa melhoria ainda não foi capaz de entregar aos cidadãos e parlamentares todo o avanço obtido nos sistemas de registro.
Justamente esse hiato suscitou a necessidade de a SINFLEG propor um Programa de Oferta de Informações Legislativas no fim de 2016, o qual foi atualizado para Programa de Oferta Ativa da Informação Legislativa, elaborado em 30/03/2017, com o fito de reforçar o princípio da oferta ativa, no qual o setor público busca se antecipar às possíveis demandas por informações democráticas dos cidadãos e as apresenta da forma tecnologicamente mais acessível, direta e transparente o possível. A SGM coloca esse programa como uma prioridade estratégica a ser desenvolvida em conjunto com o Prodasen.
No que tange ao NMIL, este vem dando seu apoio e colaboração ativa em todos esses programas e projetos a fim de reforçar e encontrar sua identidade enquanto setor administrativo novo no Senado. Nessa busca identitária, natural a qualquer entidade nova e em construção, foram surgindo questionamentos sobre o papel do NMIL e da SINFLEG, enquanto representantes da SGM, frente às mudanças nos sistemas decorrentes do Programa de Modernização dos Sistemas Legislativos, cujo centro decisório estava deslocado para o Prodasen. Além disso, a Diretoria-Geral da Casa, por meio dos seus programas de governança e aperfeiçoamento de gestores, suscitou que a SGM deveria resgatar seu papel de gestão e centro decisório frente a essas transformações. Isso implicaria buscar um papel mais ativo na coordenação dos projetos e programas executados em conjunto com o Prodasen. Detectou-se que faltava à SGM organizar o conhecimento sobre o seu próprio negócio e processos de trabalho, a fim de que pudesse subsidiar com mais embasamento estratégico suas decisões quanto às demandas a serem levadas e articuladas com o órgão de TI.
Portanto, eis que surge, em outubro de 2017 (Doc. nº 00100.156208/2017-19), o Projeto de Elaboração da Cadeia de Valor do Processo Legislativo, cuja premissa fundamental é a SGM organizar o conhecimento administrativo sobre si mesma, fazendo o desenho de seus atuais processos de trabalho, com intuito de se apropriar desse conhecimento para suscitar redesenhos que aperfeiçoem e fundamentem demandas de TI e mudanças organizacionais.
Já fazia parte das atribuições regulamentares do NMIL: "propor o aprimoramento dos processos de trabalho existentes; manter a documentação relativa aos procedimentos internos e processos de trabalho dos Órgãos da Secretaria-Geral da Mesa". Porém, o NMIL só encontrou condições efetivas de realizar essa atribuição graças ao Projeto de Elaboração da Cadeia de Valor do Processo Legislativo. A Diretoria-Geral auxiliou decisivamente compartilhando com a SGM a metodologia de trabalho que eles já aplicavam com resultados para si mesmos. Esse processo tem sido importante para o NMIL reforçar o cumprimento de seu papel e resultou em transformações na estrutura administrativa do Núcleo.
Com o objetivo de plenamente realizar essas atribuições, o NMIL cresceu e incorporou 1 setor, o Serviço de Sinopse – SESINO. Esse serviço tem como missão estar à frente e coordenar o Projeto de Elaboração da Cadeia de Valor do Processo Legislativo, a qual pretende trazer muitos frutos e subsídios gerenciais para a SGM organizar o conhecimento sobre si mesma e qualificar a gestão de seus projetos estratégicos de TI.
Outrossim, o servidores originalmente agrupados sob o manto do NMIL seriam alocados para em um novo serviço. As competências de ambos os setores subordinados ao NMIL são melhor apresentadas adiante na seção de Adequação Administrativa deste documento.
Com essas adequações administrativas, o NMIL busca não somente se reforçar para o cumprimento efetivo de suas atribuições originais, mas também pretende incorporar novas atribuições por meio de um novo serviço de modernização e projeto da Informação Legislativa. Este setor, além de incorporar a atribuição original do NMIL de "planejar, supervisionar e controlar as atividades de modernização do processo legislativo, de acordo com a Política de Gestão do Processo Legislativo Eletrônico, em articulação com o órgão responsável pela tecnologia da informação no Senado Federal", pretende inovar com a criação da competência de projetar a interface e a experiência dos usuários internos (senadores e funcionários) e externos (cidadãos) na interação com a oferta das informações legislativas. Essa última nova atribuição visa fundamentalmente criar atitudes de gestão e de proposição de protótipos pela SGM frente à necessidade de aprimoramento da disponibilização da informação legislativa, em alinhamento e consecução do Programa de Oferta Ativa da Informação Legislativa.
Outrossim, também se busca focar o olhar, ao desenvolver novos produtos e serviços informativos da SGM, nas necessidades e na construção de uma boa experiência para o cidadão. Muitas vezes, os sistemas e serviços são construídos com um olhar muito focado nas vontades e cultura prioritariamente dos usuários internos (parlamentares e servidores). O desafio do Núcleo é justamente direcionar o olhar igualmente para o cidadão, garantindo que os sistemas sejam idealizados, prototipados e realizados para atender necessidades e resolver problemas reais consultados e pesquisados nas pessoas externas. A pretensão dessa forma de gestão e trabalho é que a máquina burocrática pública não somente fique centrada em resolver seus próprios dilemas, em atender seus clientes políticos prioritários, mas amplifique sua atenção, com primazia, para aprimorar a experiência do cliente final no acesso à informação, o cidadão.
Por fim, o NMIL assume sua identidade de setor de experimentação de novas práticas no Senado. Ao invés de pretender, baseado numa cultura administrativa tradicional calcada na concepção de estabilidade, ter competências estaticamente definidas, o núcleo reconhece que tem na sua essência e como parte de seus valores organizacionais a mudança e a contínua modernização. Está em seu nome, cultura, atitudes e vivência. Em face disso, compete-lhe ser um ambiente de experimentação para a inovação e mudança. Experimentação de novos sistemas, de novas competências, de novas ideias e de novas práticas administrativas. A readequação dos dois serviços apresentados é justamente um trabalho de experimentação para incorporar inovações gerenciais recentes no mercado, a nova tendência do design centrado no usuário.
Portanto, o NMIL tem uma identidade fluida e dinâmica. Ao assumir isso, reconhece que é uma estrutura administrativa diferenciada das demais coordenações do Senado e faz sentido sua nomenclatura distinta: Núcleo ao invés de Coordenação, apesar de hierarquicamente estar em paralelo. Se o Senado quer se alinhar com a corrente de inovação, é de extremo valor possuir uma estrutura permeável à experimentação. E essa palavra implica um processo iterativo de tentativa, erro, pivotagem, tentativa, acerto, crescimento. Ou seja, aqui a possibilidade do erro e a eventual incerteza e volatilidade de competências e procedimentos não são demonizados, pois o processo não se encerra neles, são apenas etapas eventuais a serem superadas.
Importante enfatizar que tudo isso se encontra em perfeito alinhamento com a Missão, a Visão e os Objetivos Estratégicos definidos no Plano Estratégico 2015-2018, de outubro de 2015, do NMIL.